Техника бизнес-общения. Как правильно задавать вопросы и каких ошибок избегать

Обычные вопросы

Спрашивая, мы хотим получить информацию, которая подтверждает наше видение мира, наше восприятие ситуации, нашу «карту мира».

Если кто-то делает нечто, что кажется нам очень странным, мы немедленно интересуемся: «Почему ты это делаешь? Что на тебя нашло?» И тот будет вынужден оправдываться и объясняться. Потому что это мы хотим его понять! Хотим понять, что он сделал, но в нашей системе координат. Потому что мы ограничиваем вопросы, которые задаем, до 15% от всего их многообразия.

Поговорим сегодня об оставшихся 85%, которых мы обычно не касаемся. А также о вопросологии — искусстве и науке задавать вопросы.

Закрытые вопросы

Кто? Когда? Где? Который?

Закрытые вопросы строятся по принципу «истина—ложь» или по принципу множественного выбора. То есть они требуют односложного ответа. Например: «Где вы родились?», «Вы вышли на работу в 9:00?», «Вы умеете играть на скрипке?»

Закрытые вопросы полезны, чтобы побудить человека рас-крыть какие-либо факты из собственной жизни, которые вы могли бы использовать для построения дальнейшего разговора. «Я родился в городе, но в другом», «Да, я три раза в неделю хожу в тренажерный зал». Также закрытые вопросы задают, чтобы определить позицию собеседника по интересующему вас вопросу. Когда они уже выполнили свою роль, закрытые вопросы делают беседу унылой, однообразной и скучной. После каждого из них воцаряется гнетущее молчание. Люди, которым задают подряд несколько закрытых вопросов, начинают ощущать себя, как на допросе, и часто испытывают раздражение.

Техника Сократа

Существует техника, позволяющая расширить вопросы.

Первым, кто давно понял необходимость изменить традиционные вопросы, был Сократ. Например, если кто-нибудь из его учеников жаловался на несправедливость, Сократ не спрашивал его: «Почему ты жалуешься на несправедливость?» Признайте, что ответ на этот вопрос не сильно продвинет дебаты. Сократ спрашивал: «Какое предположение ты сделал, чтобы сделать из него заключение, что это несправедливо?»

Видите, как смещается фокус? На этот раз ученик задумывается о том, как функционируют его собственные умозаключения. Предлагая этот вопрос, Сократ позволяет задуматься о своем способе мыслить, то есть размышлять. И плюс ко всему так он предлагал ученику определить, из чего же состоит его «карта мира».

Цель вопросов Сократа — заставить ученика размышлять, преподнося ему через это урок. Блестящая идея, надо сказать.

Задачи и сферы применения

Главная задача — получить информацию о человеке, его интересах, отношении к работе, особенностях характера. Сферы применения методики:

1. Маркетинг. Необходима для выявления тенденций по развитию, отсеиванию некачественной продукции.
2. Управление персоналом. Чтобы набрать подходящих сотрудников, нужно получить информацию о кандидатах на должность.
3. Медицина. Применяется для получения данных о самочувствии пациента.
4. Педагогика. Преподаватели опрашивают детей для определения уровня знаний учащихся, выявления их интересов, сильных сторон.
5. Журналистика. Применяется для получения информации о знаменитостях, ученых.

Опрос активно применяется в психологии. Он позволяет узнать особенности психики человека, выявить скрытые страхи, психологические барьеры.

Лицей Аристотеля

Аристотель, другой философ, пошел еще дальше. Он построил первый в Афинах лицей по этому принципу: задавать вопросы, чтобы заставлять думать, — по такому принципу проходил там процесс обучения.

Какая ситуация у нас с лицеями в XXI веке? Вопросы используются в изобилии. Но лишь для того, чтобы оценить ученика, который должен воспроизвести все то, что ему рассказали. Ему задают один вопрос и ожидают один конкретный ответ. Который еще и известен заранее! По сути, это должно называться допросом. Обучать, а затем опрашивать — в этом суть современного лицея. Огромное отличие от проекта Сократа. Но нас тоже так учили.

Требования

Чтобы при проведения опроса получить точную информацию, нужно соблюдать определенные требования. Они касаются проведения процедуры, составления вопросов, анализа полученных данных.

К процедуре

Исследование нужно проводить в спокойных условиях. Опрашиваемому должно быть удобно, его не должен никто отвлекать, сбивать с мысли, внушать собственное мнение, которое может повлиять на ответы.

Также нужно уделить внимание самочувствию опрашиваемого. Человек должен быть здоров. В день проведения исследования индивид не должен нервничать, ссориться. Если в ближайшие дни предстоит важное событие, лучше перенести процедуру на другую неделю.

К вопросам

От составления опросника зависит качество полученной информации. Вопросы должны быть:

1. Отдельными, логичными.
2. Простыми. Не допускается использование узкоспециализированных терминов.
3. Без подсказок, двусмысленности.
4. Конкретными.
5. На языке, которым владеет опрашиваемый.

Должны присутствовать адекватные варианты ответа.

Нет смысла спрашивать человека о неизвестных ему темах. Психологи советуют заранее провести беседу с опрашиваемыми людьми, изучить их биографию. Так будет проще подготовить ряд интересующих вопросов.

Виды:

1. Субъективные. При их выборе учитывается мнение респондента.
2. Открытые. Применяются для выявления личного мнения респондента. При их обработке могут возникать некоторые сложности.
3. Закрытые. Это могут быть односложные или многосложные вопросы с несколькими вариантами ответа. Ответы легко обрабатываются, но часто полученная информация является неточной.

Отдельная группа — проективные вопросы. В них спрашивается о третьем лице.

К анализу полученных данных

Анализ данных должен выполняться непредвзято. Лучше, чтобы его проводил человек, который не общался с респондентами.

Для создания статистики, сравнительного анализа можно использовать только достоверные данные из проводимых раньше исследований.

Зачем вообще задавать вопросы?

Мы задаем вопросы, чтобы узнать, что происходит вокруг, но не для того, чтобы узнать что-то принципиально новое, — чтобы лишь подтвердить и укрепить уже имеющуюся «карту мира».

Вы можете сказать, что система хорошо работает — зачем задавать какие-то другие вопросы? Эйнштейн на этот счет сказал так: «Если у меня будет 1 час на то, чтобы решить задачу, от которой зависит моя жизнь, я проведу первые 55 минут в поисках наилучшего вопроса, который я могу себе задать. Когда я найду его, мне будет достаточно 5 минут, чтобы правильно на него ответить».

Какие основные ошибки бывают во время создания вопросов?

1. Предложение формулируется таким образом, что в нем заранее заложен ответ. Это тактика будет оправдана только в случае, если в предложении сформулирован нужный вам ответ. Но фактически такой прием является манипулированием, поэтому получить личное мнение человека здесь будет намного тяжелее, ведь ему проще согласиться с вами.
2. Постоянное использование только лишь закрытых вопросов. Вы самостоятельно можете преградить человеку путь к тому, чтобы он развивал свою мысль и выдал максимум информации. Это далеко не самая лучшая стратегия, и, как правило, результат она дает неважный.
3. Создание давления в вопросе, который задается. Здесь можно говорить о повышении голоса либо моральном давлении на оппонента. Используются это только в случае, если необходимо признание вины собеседником. Естественно, производя определенный вид защиты, он согласится с тем предположением, которое вы высказывали.
4. Не понять ответ, но сделать вид, что все ясно. Отсюда вытекает только одна неясность – зачем необходимо было задавать вопрос, если ответ не был понят. Лучше переспросить информацию два или три раза, переформулировать вопрос полностью. Только так можно понять, какой именно ответ подразумевался человеком, с которым вы общаетесь.

Ориентируюсь на вышеуказанные правила и методики можно без проблем получить необходимые ответы, которые человек будет давать осознанно и без каких-либо затруднений. Естественно, если предстоит достаточно серьезный разговор или собеседование, желательно потренироваться в создании правильных вопросов и провести диалог-тренинг. Так можно отрепетировать полученные навыки и уже без опаски общаться с человеком, от которого необходимо получить информацию.

«Все подвергай сомнению»

Это послание великолепно еще и тем, что показывает, как гений проводит свои исследования. Это скорее подвергание сомнению, чем поиски ответов. Если бы он задал себе традиционный вопрос, начинающийся со слова «почему» («Почему движения небесных тел не объясняются современными теориями?»), он бы не продвинул вперед физику так, как ему это удалось. Вместо этого, скорее всего, он задался сократовским вопросом: «Какие современные гипотезы можно предложить, чтобы объяснить небесные движения?» То есть революционность его вклада в том, что он предложил изменить существующие гипотезы. Он предположил, что время и пространство непостоянны. Революционная идея, меняющая «карту мира» в физике. Как видите, задавать вопросы — это очень важно.

Анализ данных

После окончания опроса, нужно собрать полученные данные, приступить к их анализу. С помощью опросников получить точную информацию получается не всегда. Причины:

1. Неправильно сформулированные вопросы.
2. Предвзятое отношение к опрашиваемому.
3. Неправильный выбор людей для группы.

Психологический опрос — метод получения интересующей информации. Может проводиться как отдельное исследование, но лучше использовать их в комплексе с другими методами. Это поможет получить точные данные, исключить недостатки опросников.

Пример коучинга

Чтобы лучше понять, как работает вопросология, я предлагаю рассмотреть пример коучинга подростка.

Подросток: «Я очень много работаю, участвую в работе на уроке, остаюсь внимательным, делаю все домашние задания, трачу на это много времени. Но как только я оказываюсь на контрольной работе, все улетучивается из головы, я будто в ступоре».

Видите, этот подросток уже крайне активен. Он действующее лицо в своей ситуации. Он работает, слушает объяснения в классе, участвует в уроке, он ищет ответы, когда его вызывают.

Если я задам вопрос: «Почему ты впадаешь в ступор на контрольной работе?» — это ему не поможет. Потому что он в ней и так главное действующее лицо, а я попрошу его оставаться в этой роли.

Вместо этого я предложу ему сменить позицию. Предложу сначала прочувствовать, что происходит. А потом отстраниться от ситуации и понаблюдать со стороны, что он делает.

Коуч: «Когда ты на контрольной впадаешь в ступор, что ты чувствуешь?»

Подросток: «Я испытываю большой страх провалить контрольную. И это мешает мне двигаться дальше».

Коуч: «А чего ты боишься, когда боишься провалить контрольную?»

Подросток: «Ну, если у меня будут плохие оценки, я думаю, что это мне помешает позже выбрать то, что я хочу делать в жизни».

Видите? Простое изменение позиции относительно объекта вопроса позволяет этому подростку осознать свою «карту мира». А вопрос, который заставляет отстраниться от ситуации, не так сложно сформулировать, как кажется. Достаточно повторить глагол дважды: «Чего ты боишься, когда боишься контрольной?» И подросток вдруг осознает, что для него смысл контрольной — это в конечном итоге иметь возможность выбрать карьеру.

Вы можете потренироваться отстраняться от объекта любого вопроса, повторяя глагол. И всякий раз это работает.

Когда мы осознали, как выглядит в конкретном месте наша «карта мира», можно предлагать разные другие возможности, новые направления.

Для этого надо предложить другие ментальные жесты.

До этого момента он пользовался описанием того, что с ним происходит. Я предложу ему ментальный жест, который заключается в сближении двух разных элементов.

Коуч: «Это значит, что плохая оценка за контрольную помешает тебе потом выбрать профессию?»

Подросток (после некоторого раздумья): «Ну, вообще-то нет. Из-за какой-то одной контрольной у меня не будет проблем с выбором направления для карьеры».

После этого ментального жеста я предложил ему еще один. Он поставит его в интересную ситуацию.

Коуч: «Хорошо. Если ты не напишешь контрольную, что случится с тобой в самом худшем случае?»

Подросток: «Я должен буду ее переписать и быть при этом более внимательным».

Как видите, предлагая ему разные ментальные жесты и положения, мы умножаем возможности, каким бы ни был сюжет вопроса.

Открытые вопросы

Как? Почему? Зачем? Каким образом? Расскажите о…, Объясните… и т. п.

Вопрос «Что?» относится к смешанному типу и по контексту может быть использован в обоих вариантах. Советуем вам чередовать закрытые вопросы с открытыми, если вы хотите, чтобы ваш разговор был интересным и более глубоким. Открытые вопросы подразумевают, что ответ обязательно будет состоять из нескольких слов. Подобные вопросы нуждаются в объяснениях, более полном раскрытии. Задавая такой вопрос, вы показываете собеседнику, что вы заинтересованы в его словах и стремитесь узнать о нем больше.

Вам может показаться, что многие отвечают на закрытые вопросы так, словно они были открытыми. Если это так, то ваш собеседник ответит на открытый вопрос еще более подробно. Значит, он чувствует себя в настоящий момент и в вашем обществе легко и свободно. Когда вы задаете открытые вопросы, собеседник получает возможность раскрыться наиболее полно.

Задавая вопросы, вы имеете возможность лучше контро-лировать ситуацию, тему и ход разговора. Например, со-беседник говорит вам: «Я только что вернулся из Индии». В такой ситуации существует множество вопросов, которые вы могли бы задать в зависимости от ваших интересов. «Какая погода там была?», «На каком языке там говорят?», «Какие у тебя впечатления от индийской кухни?», «Расскажи о самом ярком впечатлении».

Выбирая, какой вопрос задать, помните о двух вещах. Во-первых, задавайте вопрос, только когда вы действительно хотите услышать, что ваш собеседник вам ответит. Неважно, насколько вы искусны в ведении беседы, собеседник может почувствовать фальшь невербально — по вашим движениям, микромимике или интонации, и тогда, скорее всего, отнесется к вам без особой симпатии.

Во-вторых, стремитесь работать в двух планах, что означает умение вести беседу не только так, как интересно и хочется вам, а так, чтобы и собеседнику было приятно разговаривать с вами. Самый скучный разговор получается, когда оба его участника пренебрегают интересами друг друга.

Риторический вопрос

Продолжаем рассматривать типы вопросов. На очереди — риторический вопрос, который служит для глубокого и развернутого рассмотрения предмета разговора. На такие вопросы невозможно дать однозначный и непредвзятый ответ. Их цель заключается в том, чтобы указать нерешенные проблемы и вызвать новые вопросы либо вызвать поддержку вашего мнения участниками дискуссии путем молчаливого согласия. При составлении таких вопросов также часто используется частица «ли».

Примеры:

• Мы ведь все придерживаемся одного мнения по данной проблеме?
• Можем ли мы воспринимать нормально подобные поступки?

Специальный вопрос

Типы вопросов могут также служить и для получения дополнительной информации. Например, специальный вопрос. Он обязательно начинается с вопросительных слов. Обычно используются следующие: when, why, where, which, how и др. К этим словам не относится what и who, когда они выступают в роли подлежащих.

Таким образом, вопрос имеет следующее строение: вопросительное слово – вспомогательный глагол – подлежащее – смысловой глагол – дополнение.

Примеры:

• What is your name?
• When did you go to England last time?

Какие существуют вопросы в русском языке?

В данной работе мы рассмотрим 5 типов вопросов. Существует и ряд других классификаций, количество вопросов в которых может варьироваться, однако сегодня остановимся на этой.

Итак, согласно нашей классификации, существует пять видов вопросов: закрытые, открытые, переломные, риторические, вопросы для обдумывания. Отметим, что открытые и закрытые вопросы выделяются практически во всех типах классификаций. Данный факт делает их основными.

Теперь рассмотрим каждый вид подробнее, а также приведем примеры.

Разделительный вопрос

Продолжаем рассматривать типы вопросов в английском языке с примерами. Разделительным этот тип называется потому, что состоит из двух частей, которые разделены запятой:

• 1-я часть – это утверждение;
• 2-я часть – «корешок», вопрос относительно данного утверждения.

«Корешок» обычно является противоположным утверждению. То есть цель вопроса – проверить подлинность высказанного утверждения.

Примеры:

• You play basketball every day, don’t you?
• Steven is a famous artist, isn’t he?

Переломный вопрос

Еще один основной тип вопроса – переломный. Это такие вопросы, которые способствуют удержанию дискуссии в определенном направлении. Также они могут служить для поднятия новых проблем. Задаются они в тех ситуациях, когда вы получили исчерпывающую информацию по рассматриваемой проблеме и желали бы переключить внимание аудитории на другую или же когда возникло сопротивление оппонента и вы желаете преодолеть его.

Ответы собеседника на подобные вопросы позволяют выяснить уязвимые моменты в его суждениях.

Примеры:

• Скажите, как по-вашему, нужно ли?..
• Как на самом деле у вас проходит?..
• Как вам представляется?..
• Что вам видится в перспективе?..

Вопросы с or («или»)

Подобные вопросы предполагают выбор между двумя разными вариантами ответов. Порядок слов здесь тот же, что и в общем вопросе, но необходимо обязательно предложить альтернативную возможность.

Примеры:

• Do you like tea or coffee?
• Will you go to Moscow by plane or by train?
• Does your father or your mother help you with your homework?