- В чем причина несобранности?
- Полезные привычки для того, чтобы стать более собранным
- Как сосредоточиться на конкретной задаче и не отвлекаться?
- Методики для повышения организованности
Вы должны были написать статью еще вчера, ключи от двери пропали в самый неподходящий момент, а о молоке, за которым вы шли в магазин, вы вспомнили только по возвращении домой? Если эта картина вам знакома, значит, вас могут заинтересовать советы, как стать более организованным и собранным человеком. В нашей статье вы найдете полезные приемы, методики и приложения
для телефона и компьютера.
Не загоняйте себя в рамки
Принято считать, что организованные люди отличаются сверхопрятностью. Однако это скорее миф, чем реальность. Живите так, как вам удобно. В том случае, когда вы ни мыслите жизни без упорядоченности и от нее зависит ваша организованность, держите все вокруг себя в порядке. Но, если вы творческая личность и в условиях полнейшей чистоты чувствуете себя скованно, то расслабьтесь. Ничего страшного не случится, если вещи будут не на своих местах. Зато в комфортных условиях вы сможете сделать намного больше.
Составляй списки
Организация времени, под матерным словом «тайм менеджмент» — это целая наука. В Америке безумно любят из любого маломальского процесса организовать целое движение. Так, чудесный человек по имени Дэвид Аллен, основатель методики GTD, написал крайне полезную (но нудную) книгу «Как привести дела в порядок», где настойчиво рекомендует каждое движение ума записывать.
Захотел сходить как-нибудь в музей — запиши, пришла идея как обставить комнату — запиши, пришел email, натолкнувший тебя на идею — сохрани. В целом, отличный подход, разгружающий твой бренную голову от необходимости держать в себе всю тягомотину возможных задач.
Не стремитесь к идеалу
Часто бывает, что не требуется идеальный результат. Достаточно просто хорошо выполнить свои задачи. Но люди, стремящиеся к перфекционизму, сосредотачиваются на деталях и мелких нюансах. В итоге это приводит лишь к потере времени, а иногда к плохим результатам. Секрет организованности: выполняйте свои задачи хорошо и умейте не распылять свою энергию на не стоящие этого мелочи.
Хорошие и успешные бизнесмены говорят, что многие начинающие предприниматели долго не могут начать своё дело, потому что боятся проколоться на какой-то мелочи, поэтому ещё до запуска полируют свой продукт до блеска. Однако это не приносит никаких плодов и лишь оттягивает момент запуска и реальных проблем и задач для улучшения продукта в целом. Сделайте на «3ку», а после, если это необходимо, доведите дело/задачу/продукт до «4ки» — максимум! Нет предела совершенству.
Можно ли обойтись без сложностей?
Нет!
В любом случае придется платить! Вопрос лишь в том: сами вы ставите свои цели или выполняете то, что не осознаете. Желаете новых результатов и лучшего качества жизни – придется платить лишениями удовольствий, перераспределением времени и прочих ресурсов. Те, кто не согласен с такой высокой ценой, тоже будут платить, даже если ничего не сделают. Любители пива (литрами) по вечерам и сладенького (килограммами) к чаю, могут сразу вычеркнуть хорошее физическое состояние из собственных жизненных достижений.
Не умеете сказать «нет» лени, вкусной сдобе, сериалам, компьютерным играм и прочим легкодостижимым удовольствиям, будете расплачиваться неудовлетворенностью собственной жизнью.
Всегда держите список дел под рукой
Недостаточно лишь упорядочить свои задачи. Их нужно выполнять. Поэтому список всегда должен быть с вами. Сегодня существует множество специальных мобильных приложений, которые избавят вас от блокнотов и бумажек. Например, Wunderlist – отличный сервис, позволяющий составлять список задач, выделять наиболее важные из них, устанавливать сроки и помечать выполненные. Не менее достойное и известное приложение RememberTheMilk. Оно очень простое и понятное. Имеет множество настроек, которые можно подобрать индивидуально и в итоге получить незаменимого помощника.
Отключись от раздражителей
Главный убийца продуктивности — интернет. А особенно уведомления почты и соцсетей. Убей убийцу! Отключай соцсети нафиг, ибо дурная привычка постоянно проверять фейсбуки сбивает прицелы и рассеивает внимание. Эго хочет получить дополнительные стимулы своей важности в виде личных сообщений и постоянно ищет новой дозы.
Заменяем суррогатную радость онлайн сообщений маленькими победами списка задач. Стоит выполнить парочку, как настроение здорово улучшается.
Самое время — отключиться от мути соцсетей
Не распыляйтесь
Многие считают, что организованные люди успевают выполнить много дел, потому что могут жить в многозадачном режиме. Это мнение ошибочно. Распыление одновременно на несколько задач грозит некачественным их выполнением и часто отнимает больше времени. Занимайтесь одновременно как можно меньшим количеством дел. Если нужно выполнить ответственное задание, то устраните любые отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на нем. И вовсе не важно, заканчиваете вы годовой отчет, встречаетесь с партнерами или отдыхаете с семьей.
Блог Кати
Как организовать себя и свое время
Если вы зашли прочитать статью с названием: как организовать себя, то видимо вы чувствуете себя рассеянным, не успеваете сделать нужные дела во время, а так же чувствуете, что хотите поменять свою жизнь. Как часто бывает, вы начинаете новое дело, например, ежедневно ходить в спортзал и уже через 2 недели вы все бросаете. Если же вы начнете каждый день уделять по 1 минуте качанию пресса, то вам будет легче организовать себя, ведь 1 минута не так уж и много. Начните с малого, ознакомьтесь со списком необходимых шагов, что бы организовать себя и выберете для себя наиболее подходящие шаги.
ШАГ №1 Всё на своем месте
1. Организуйте свое пространство. Где бы вы не находились дома или на работе, в спальне, кухне, в шкафу и письменном столе должен быть порядок и все должно быть организованно. Вы должны открыть ящик и видеть, что там лежит, и избавиться от вещей которые вы не использовали долгое время. Каждая папка должна быть подписана и содержать необходимые документы.
— Организованно это не значит что только опрятно. Цель организации всех вещей и предметов является быстрая возможность найти требуемый предмет. Тем не менее, организация вещей и предметов, так же может помочь содержать их в чистом и опрятном состоянии, обеспечивая быструю, логическую систему нахождения вещи, добавления и удаления вещи из «системы».
Пример: Документы могут быть сложены в аккуратные стопочки, но это не значит, что вы быстро найдете требуемый договор. А вот если вы разложите по папкам: договора, бухгалтерскую документацию и т.д., то найти договор будет куда удобнее. А если в папке, договора разложить по алфавиту или дате, то это займет у вас считанные минуты. Добавить новый договор так же не составит труда. Если вы организуете свое рабочее пространство, то вы сэкономите массу времени, которое можно пустить в нужное русло.
2. Кладите вещи и документы всегда на место. Если вы решили организовать себя, то вам придется и организовать пространство вокруг себя. Одно не возможно без другого. У каждой вещи должно быть свое место. Взяли вещь — использовали ее — положили на место. Кладите сразу, а не потом, позже и т.д.
Пример: Если ключи постоянно держать в одном и том же кармашке сумочки, то на их поиск вы затратите пару секунд, а вот если ваша сумка очень большая, имеет много карманов, забита разными мелочами, то поиск ключей может занять несколько минут. Экономия времени и своих нервов на лицо.
ШАГ №2 Используйте календарь, ежедневник или свой телефон
- Используйте календарь. Купите календарь, положите его на самое видное место, где вы его будете видеть каждый день, желательно утром. Для большинства людей это место либо холодильник, либо рабочий стол компьютера. Самое главное это выработать привычку работать с календарем и обращаться к нему ежедневно и не один раз в день. Как вариант расположить календарь в ванной комнате, и вечером перед сном, пока вы чистите зубы, записать важные встречи и дела в календарь, которые возникли в течение дня, ну а утром во время чистки зубов вы можете ознакомиться с важными задачами на сегодняшний день. С помощью календаря организовать себя и свое время достаточно просто.
Используйте календарь - Используйте ежедневник. Ежедневник незаменимая вещь для занятого человека. Планирование своих дел организует вас и ваши дела. Записывайте все планы на день. Ежедневник всегда держите под рукой и записывайте даже такие мелочи как купить хлеб или соль, тогда вы всегда, перед тем как зайти в магазин, сможете заглянуть в свой ежедневник и купить все необходимое на ужин. Не засоряйте свои мозги ненужной информацией, не нагружайте свой организм, ведь держать в памяти все важные дела на следующий день, неделю или месяц, достаточно сложно, точнее практически не возможно. Поэтому вы часто забываете сделать что-то важное. Не насилуйте себя и свой организм, используйте ежедневник.
Используйте ежедневник - Используйте свой телефон. Время не стоит на месте и календари, так же как и ежедневники уходят в прошлое, ведь сейчас программное обеспечение для телефонов позволяет делать записи важной информации прямо в телефон. Кроме всего прочего, всегда можно поставить напоминание, и телефон издаст необходимый для вас сигнал и напомнит о задаче, которую нужно выполнить.
ШАГ 3 Делайте списки
1. Записывайте все, что вам необходимо. Все что вы должны помнить вы должны записать. Запись всегда лучше, чем память, ведь запись попадется вам на глаза, вы всегда напомните себе, таким образом, о требуемой задаче. Даже если у вас отличная память, никто не идеален. Не так уж и сложно сделать запись на бумаге. Записывайте телефонные номера, встречи, списки покупок, дни рождения и т.д. Храните записи там, где их всегда можно найти и обращайтесь к ним ежедневно. Не засоряйте свой мозг лишней информацией, пусть он лучше тратит энергию в другом направлении.
2. Ежедневный список дел должен быть реальным для выполнения. Если вы каждый день будете ставить себе невыполнимые задачи, то через пару дней вы забросите выполнять составление списка дел для самоорганизации. Опыт придет со временем. Возможно, сначала вам не будет хватать времени для выполнения всех намеченных дел или наоборот, времени будет даже слишком много. Просто заставьте себя делать ежедневный список задач в течение недели, и вы почувствуете уже по истечению этого срока, что успеваете сделать дел на порядок выше. А ваше внимание будет сконцентрировано на выполнение дел, а не на разгильдяйстве.
Делайте списки дел на неделю, на месяц и даже на год. Списки дел можно делать как в блокнотах, так и с помощью стикеров, которые можно прилепить в самые разнообразные и видные места.
ШАГ 4 Придерживайтесь графика
- Идите до конца. Нет никакого смысла создавать списки дел, если вы не сможете дисциплинировать себя, что бы выполнить все намеченные задачи. Есть несколько способов самодисциплины для выполнения списка дел. Прекратить тратить время на ерунду, такую например как социальные сети. Удалить или постараться игнорировать отвлекающие факторы.Если вас что-то держит в самом начале списка, то пересмотрите эту задачу. Так ли она важна? Срочно ли ее выполнение? Отложите эту задачу. Не стоит зацикливаться на одном деле слишком длительное время.
- Установите временные рамки. Установление временных рамок для выполнения задачи один из методов самоорганизации. Зная, что время, отведенное на выполнение задачи заканчивается, вы начнете поторапливать себя, тем самым постараетесь избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточится на выполнении задачи. Однако не спешите закончить работу над задачей если время закончилось, доведите задачу до конца и сделайте свою работу качественно. Во время спешки всегда можно «накосячить».
- Объедините одинаковые и похожие задачи. Например, сделать телефонные звони или сделать все покупки за одну поездку.
Пример: Счет за телефон приходит 1 числа, а коммунальные платежи 5 числа. Обе квитанции необходимо оплатить до 10 числа. Разумнее будет дождаться коммунальных платежей и оплатить квитанции одновременно, нежели тратить время на поездку, стояние в очереди и т.д. 2 раза.
ШАГ 5 Многозадачность
1. Старайтесь научиться выполнять несколько дел одновременно. Это очень эффективный способ самоорганизации. Если например одно дело не требует умственных затрат, а требует физической нагрузки, то вы можете продумывать другие задачи во время его выполнения. Например, вечером во время просмотра какого-либо видео или отчета, вы можете заняться спортом, например, бегать на беговой дорожке или позаниматься на велотренажере. Только не забывайте о том, что у некоторых людей многозадачность снижает возможность сосредоточиться на одной вещи за один раз. Если у вас плохое настроение, то подборка прикольных фото поможет вам его поднять.
ШАГ 6 Делегируйте
1. Делегируйте свои обязанности другим людям. Убедитесь что человек, которому вы поручили выполнение задачи справиться с ее решением. Помните, что иногда лучше 1 раз научить подчиненного правильному выполнению какой-либо работы и затем делегировать эту часть на него. Трудно организовать себя и свое время, если вы склонны к выполнению всей работы самостоятельно.
P.S. Организуйте себя и не забывайте подписываться на новые статьи, а так же вступайте в группу Блог Кати в контакте:https://vk.com/blogkaty
Анекдот для любителей юмора:)
— Записал свою жену на карате. — Ну и? — Научился пылесосить, готовить, а от стирки просто тащусь!
Интересные статьи: 1. Имбирь и как с ним худеть
2. Как накачать попу быстро
3. Как быстро отрастить волосы Использование материалов сайта доступно только с активной ссылкой на сайт: blogkaty.ru
Научитесь управлять своей энергией
Очень полезным станет знание того, когда и при каких условиях вы способны работать наиболее продуктивно. Возможно, вам удаются лучше дела утром или при прослушивании спокойной музыки. Постарайтесь определить подобные закономерности и впоследствии используйте их для более эффективной работы.
Одним из хороших примеров управления своей энергией и временем является совет от Ryan Chartrand про идеальный распорядок удаленного разработчика. В статье он рассказывает о технике постоянного движения и работе в режиме коротких «импульсов».
Как быстро формируются навыки самоорганизации и управления собственными достижениями?
Не быстро и при двух обязательных условиях.
Первое условие состоит в осознанном выстраивании стратегии достижения результатов. За сложной формулировкой стоит четкое понимание, чего вы хотите и как этого можно достичь.
Второе условие – постоянные регулярные действия, направленные на получение запланированного результата.
Не достаточно мечтать и хотеть, необходимо постоянно выделять ресурсы для достижения целей. Пусть в начале пути это будут ресурсы в рамках имеющихся на данный момент возможностей, со временем возможности будут расширяться.
Учитесь отдыхать
Многие работают и живут в состоянии постоянного стресса. Определите для себя наиболее эффективные способы избавляться от напряжения. Смело отпускайте свои дела. Неважно, будете вы отдыхать максимально пассивно, займетесь спортом или проведете время с семьей. Важно то, что вы должны знать, как справляться со стрессами и усталостью, при этом, не подвергая здоровье и продуктивность ущербу.
И еще несколько полезных трюков
- УЧИМСЯ СЧИТАТЬ. Название методики «40−30- 20−10» говорит само за себя: 40% времени вы тратите на главную задачу, 30 — на вторую по значимости, 20 — на третью. Последние 10 посвятите всему остальному: так вам удастся избежать искушения заниматься всем и сразу.
- ЗАСТРЕВАЕМ В МАТРИЦЕ. Сколько бы дел у вас ни было, у 34-го президента США их явно было больше. Он и придумал матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет отсортировать задачи по степени важности и срочности. Срочно ищите пример в интернете!
- РАЗВИВАЕМ ИНТЕЛЛЕКТ. Интеллект-карты использует топ-менеджмент крупнейших компаний: от одной глобальной цели вы проводите много стрелок — и тем самым расписываете план действий от, а до я. Не любите рисовать? Воспользуйтесь онлайн-сервисом MindMeister: он все сделает за вас.
- ЕДИМ ЛЯГУШЕК. Мы сейчас не про гастротрип в Париж. «Лягушками» называются несложные в плане выполнения, но давящие на нервы задачи: они-то и не дают сосредоточиться на главном. Возьмите за правило раз в день ликвидировать хотя бы парочку подобных дел. Полегчает!
- ВЕДЕМ BULLET JOURNAL. Техника похожа на «43 листа», но вдруг она понравится вам больше? Ее автор, дизайнер Райдер Кэрролл, предлагает делить ежедневник на три части. В первой вы пропишете цели на год, во второй — на месяц, в третьей — на каждый день.
- СОСТАВЛЯЕМ ЧЕКЛИСТЫ. Ничего сложного или сверхъестественного: если лень заморачиваться, просто составьте список важных дел на тот или иной отрезок времени. Рекомендуем сайт 365done.ru — здесь можно сконструировать собственный (и очень красивый) чеклист.
Избавьтесь от страха
Часто на выполнение задач тратится в несколько раз больше времени. Почему так происходит? Все просто. Когда вы не готовы приступить к делам, боитесь их начинать, то прибегаете к их оттягиванию. Это приводит к большой потере времени. Боритесь с собой. Принимайтесь за дела сразу, как они появились. Поборов страх, вы не только получите весомый запас времени, но и будете гордиться собственными достижениями. А это достаточно большая мотивация.
Одним из приемов борьбы с подобным страхом является правило 1 минуты. Оно гласит, что если вам не хочется или вы боитесь приступать к какой-то задаче, отбросьте сомнения и страхи на 1 минуту и займитесь ей. Когда время закончится вы поймете, что на самом деле не было ничего страшного, скорей всего это была просто лень, и что пора бы уже доделать ее!
Разделение работы и отдыха
Скорее всего, у вас нет свободной комнаты, которую можно отвести под кабинет. Иначе вы бы уже работали там и не читали эту статью.
Поэтому у вас есть два пути: снять квартиру побольше или организовать себе отдельное рабочее место. С первым вариантом все понятно, давайте про второй.
Рабочее место — это большой стол, где вы будете работать, куда можно поставить компьютер и все нужные предметы. У меня на нем ежедневник, блокнот для детализации задач, кружка с водой и ноутбук.
На столе не должно быть ничего отвлекающего: переложите вещи детей и родственников в другое место, предупредите, чтобы ваш рабочий стол не трогали и не заваливали лишними предметами.
Подберите удобный стул. Поверьте, если вам будет некомфортно сидеть и через пару часов начнет болеть спина, вы тут же начнете прокрастинировать: уляжетесь на диван, чтобы расслабиться, забежите на секундочку в соцсети и пропадете там на несколько часов.
К столу должен быть простой доступ. Не ставьте его так, чтобы приходилось пролезать между ним и шкафом, втянув живот — скорее всего, это станет очередной преградой к вашей продуктивной работе.
Поставьте рядом пару мытых фруктов, орешки и стакан воды, чтобы не бегать на кухню за перекусом и не пропадать там на полчаса с кофе.
Подробнее про организацию рабочего места читайте здесь.
Откажитесь от «пожирателей» времени
Социальные сети, компьютерные игры, развлекательные ресурсы, длинные телефонные разговоры и т.п., занимают кучу времени, но при этом не приносят особой пользы. Откажитесь от них. Не получается? Установите специальные приложения, которые будут блокировать все ваши любимые развлечения. Например, Rescue Time.
Неорганизованные люди практически никогда не добиваются успеха. Они тратят много времени на дела, не приносящие пользу. Они постоянно опаздывают, часто забывают о важных задачах. Они живут в постоянном хаосе. Конечно, в один миг вы не станете организованным. Это нелегкий и долгий труд. Но он принесет в вашу жизнь успех, упорядоченность и возможность уделять время самим себе. Попробуйте на практике хоть несколько предложенных нами идей, а результатами делитесь в комментариях.
Самостоятельность и дисциплина
Я никогда не работала в офисе дольше двух недель, но предполагаю, что проблема с дисциплиной возникает из-за привычки. Дом четко ассоциируется с отдыхом, а офис — с работой, поэтому мозг быстро переключается с одного на другое. И когда ты начинаешь работать из дома, все время хочется отдыхать и спать, потому что мозг вопит «ТЕПЕРЬ МОЖНО!».
Позвольте себе этот отдых! Несколько недель, а то и пару месяцев работайте как придется. Спите до полудня, ешьте за рабочим столом, работайте на кухне — нарушайте все перечисленные правила. Почувствуйте свободу и кайф от того, что теперь вы распоряжаетесь своим временем и местом работы. Съездите куда-нибудь на пару дней, сорвитесь днем погулять, засядьте в баре вечером во вторник.
Этот этап в жизни удаленщика очень важен, иначе смысла в работе из дома просто не будет. Вы должны чувствовать, что вы свободны, и самостоятельно прийти к необходимости все устаканить. Вполне возможно, что вам будет удобно работать в таком хаотичном формате, а может, вы сова и наиболее продуктивны по ночам — тогда никакие советы вам не нужны.
А вот если вы чувствуете, что вам тяжело, не хватает «пинка» и порядка в жизни, вы начнете к этому порядку постепенно приходить. Так было и у меня, хотя я до сих иногда нарушаю правила удаленки, чтобы не чувствовать себя в рамках.
Возьмите советы по организацию рабочего места, поставьте блокировщики сайтов из этой статьи, четко распланируйте задачи на ближайший месяц, неделю и завтрашний день. И начинайте постепенно воспитывать в себе самостоятельность: если задача закрыта, сдавайте ее начальству или заказчику и приступайте к следующей; если что-то непонятно — задавайте вопросы и гуглите; составьте список навыков, которые вам нужно освоить для более высокого заработка и востребованности, и найдите несколько курсов или открытых уроков на ютубе по ним. Возьмите жизнь в свои руки.
5Не бойтесь принимать решения
Научитесь принимать решения в течении 10 минут, не откладывайте до бесконечности решение сложных вопросов, это не даст вам жить спокойно. Думая над чем-то на протяжении месяца, изводя себя часами, как же стоит поступить правильно, все это не даст вам возможность наслаждаться жизнью. И, тем более не стоит сокрушаться по поводу тех решений, которые вы уже претворили в жизнь. Умный человек просто сделает для себя выводы и пойдет по жизни дальше. Ошибки может совершать любой человек, именно это делает его мудрее.
Выбирай момент
Большинство людей лучше работают при установленных дедлайнах, и первое ощущение паники, которое ты испытываешь при виде своего to-do листа, — абсолютно нормально. Это помогает тебе сосредоточиться, не отвлекаться на пустяки и на самом деле решить все задачи, которые ты назначила.
Учитывай, в какое время суток ты более продуктивна, и определенные задачи назначай именно в этот промежуток. Даже если кажется, что работать после десяти вечера немного сумасшествие, но с наступлением темноты ты действительно способна успевать больше — можешь позволить себе сделать небольшие проекты даже после ужина.
Разумеется, все твое расписание не должно наносить вред режиму сна — в день тебе крайне необходимо иметь по меньшей мере 7 часов сна, а также регулярно следить за его фазами. Нехватка глубокой фазы сна приводит к усугублению хронических болезней, развитию синдрома Альцгеймера, повышенной тревожности и депрессиям.
Как эффективно работать дома? Научитесь держать фокус
Посещения офиса — это дисциплина. Если вы не в духе, заботливый коллега или даже босс может всегда отвлечь от мешающих мыслей. Но если вы дома и встали не с той ноги — вас никто не будет отвлекать от мрачных мыслей. Никто не похлопает по плечу и не нальет кофе. Поэтому занимайтесь этим самостоятельно.
Повесьте плакат или создайте для себя любое другое сообщение, которое будет каждый день напоминать вам, зачем вы просыпаетесь по утрам. Во всем должен быть смысл. Особенно в работе. Ведь вы посвящаете ей большую часть времени своей жизни.
Найти смысл и не терять его «при любой погоде» — настоящее искусство. Освойте его и вас ждет успех.
Здоровье
Конечно, мы все хотим быть здоровыми, и если кто-то из нас еще не задумывается о здоровье, то только потому что оно есть. Мы точно знаем, что невозможно жить красиво, если утро начинается с того, что нам трудно встать с кровати.
Почему же мы думаем о здоровье тогда, когда оно уже пошатнулось, почему мы не считаем нужным позаботиться о нем с ранних лет? Почему мы только тогда задумываемся над вопросом о том, как жить правильно, чтобы подольше сохранить свое здоровье, когда уже оно дало о себе знать?
Не забывай очищать пространство
Мне трудно выбрасывать важные предметы, которые символизируют определенные моменты моей жизни: карточки, концертные билеты, билеты на самолет и фотографии. Но именно эти мелочи легко могут помешать тебе организовать пространство на рабочем месте. Именно поэтому крайне важно проводить не просто генеральную уборку раз в сезон: ты удивишься, сколько всего не нужного может накопиться за несколько дней. Ты можешь использовать Правило Здоровых Покупок: всякий раз, когда ты покупаешь что-то новое, выброси что-то старое. Если же расстаться с деталями все же сложно, то ты всегда можешь сделать из важных записок и памятных вещей специальный дневник-фотоальбом.
