Учимся составлять план на день: правило 25 минут, 5 секунд и другие методы

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Планировать день: чего необходимо избегать, чтобы успеть сделать дела?

• Как планировать день? Не тратьте свое драгоценное время, на просмотр телевизора. Новости или фильмы посмотрите онлайн в интернете. Так вы сэкономите собственное время.
• Поменьше сидите в социальных сетях, меньше посещайте форумы, игры. Этими манипуляциями вы лишь тратите зря время.

Меньше используйте соцсети

• Избавьтесь от вредных привычек. А вы когда-то думали, сколько времени у вас уходит на перекуры? Это забирает у вас время, а также ваше здоровье. Запомните – успех и вредные привычки никогда не были совместимыми.
• Переборите лень, соберитесь, будьте пунктуальны. Поставьте на телефон напоминания, выставите будильник, он не позволит вам опаздывать. Установите определенное время, чтобы выполнить ту или иную работу.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»

• Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
• Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
• Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
• «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
• Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».

Составляйте список дел вечером

Многие планируют свой день утром, но я бы порекомендовала делать это накануне вечером. Так с утра чувствуешь себя намного собраннее и быстрее включаешься в работу.

Ну и самый популярный вопрос для дискуссий по этой теме: «Если план составлен, но в этот день все идёт не так, как запланировано, толку от него?»

Конечно, от нас не всё зависит, и нужно быть готовыми к таким ситуациям.

Это одна из причин, почему не рекомендуется планировать более одного — трёх важных дел на день, а все остальное при необходимости можно перенести на другой день или на другое время.

Подробнее о том, как создать для себя простую и удобную систему планирования и хранения информации, я рассказала на вебинаре «Как организовать свою жизнь с помощью Trello».

В качестве бонусов участники получают электронную книгу с идеями по использованию Trello на все случаи жизни и 8 шаблонов тематических досок.

Информация, как приобрести запись вебинара, на этой странице.

Сохраните статью в Pinterest:

Если тема личной эффективности вам интересна, присоединяйтесь в Телеграме. Там я веду канал «Планирование — это просто», где делюсь опытом и полезными рекомендациями по темам личной эффективности и саморазвития.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Придерживайтесь жёстко-гибкой системы планирования

Такая система более наглядна, и легче адаптируется под меняющиеся жизненные обстоятельства. В ежедневнике список дел на день можно составлять в две колонки: слева — те дела, которые привязаны ко времени (встречи, звонки и т.д.), а все остальные — в колонке справа.

Привязывать каждое дело в списке к конкретному времени бессмысленно, так как любое изменение в планах сразу нарушит всю структуру как карточный домик. В качестве альтернативы можно планировать дела блоками с учетом графика (например, пока ребенок не спит, время после работы т.д.).

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Как планировать день успешно: советы

В нашем государстве, в основном, женщина, которая каждый день ходит на работу, также является домохозяйкой. Ведь она должна все сделать по дому, отработать день, успеть уделить время детям. Следовательно, без правильного планирования дня невозможно обойтись. Но как планировать день успешно?

Распределение дел

Многие пользователи в интернете советуют придерживаться следующей схемы:

• Обустройте собственное место работы. Это относится и к дому, и к работе. Вам должно быть приятно, комфортно. Для начала уберите на кухне, на поверхности письменного стола, так как именно тут вы больше всего проводите времени. Расставьте вокруг себя предметы, которые вызывают приятные эмоции, например, семейные снимки, сувениры, развесьте картины и так далее.
• Не проводите много времени в социальных сетях. Если вы являетесь поклонником социальных сетей, но они не касаются работы, тогда выделите немного времени, дабы посещать данные странички. В иное время воздержитесь от соцстей.
• Записывайте собственные идеи, носите с собой ежедневник с ручкой. Таким способом вы упорядочите свою жизнь, освободите голову от беспорядка, данных, которые вы можете записать на листы.
• Цените собственное время, говорите «нет», если это нужно. Не забывайте о следующем – не любую просьбу необходимо выполнять. Если отказ вредит вашим интересам, тогда вежливо, одновременно твердо можете сказать «нет». После этого просто делайте свою работу далее. Если вы не сможете отказать, тогда вы потратите свое время в угоду просьбам других людей.
• Упростите работу, используя технические новшества. Можете пользоваться теми гаджетами, благодаря которым работа будет выполняться быстрее, легче. Если, например, вы не можете ежедневно пылесосить, мыть полы, тогда приобретите робот-пылесос. Он будет утром включаться, убирать квартиру, вечером выключаться. Вы же после работы просто вернетесь в чистое жилье.
• Разделите собственную работу между коллегами, домочадцами. Вы полагаете, что лишь вы в состоянии выполнить нужную работу лучше, нежели другие, но просто не успеваете? В таком случае вам необходимо срочно делегировать другим людям часть собственных дел дома, на работе. В противном случае вы рискуете заболеть, потерять силы.

Разделите работу с коллегами

• Составьте карту «Работы». В блокноте либо в телефоне, в нетбуке составьте табличку. Ее поделите на дни, недели, месяцы. Напишите перечень работы, которую вам необходимо выполнять ежедневно. Помимо этого, выделите домашнюю работу, которую нужно выполнять не более одного раза в месяц. Также запишите, что требуется выполнять каждые 6 месяцев.
• Анализируйте свое время, дела. Ежедневно по вечерам, или раз в неделю, посвятите время тому, сколько вы смогли выполнить и не выполнить работы. Помимо этого, разберитесь с теми причинами, из-за которых вы не сделали что-то, чтобы на следующей неделе не повторили собственных ошибок.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

• Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
• Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
• Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
• Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
• Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
• Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
• Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
• Распределяйте дела на неделю равномерно.

Бумажный блокнот или планеры

Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.

На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода — главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

• Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
• Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
• Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
• Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Как правильно планировать день, чтобы все успеть?

Советы, как правильно планировать день, чтобы все успеть:

Придерживайтесь принципа 70 на 30

• Распланировать день полностью нельзя, да и не стоит. Дело в том, что в таком случае ваши действия начнут не соответствовать расписанию.
• Да и «заточение» собственного времени в список дел может привести к следующему – вы попадете в жесткие рамки, будете ощущать себя роботом, с прописанной жизнью наперед.
• Оптимальный вариант – запланируйте только 70% своего времени. Только подумайте, а ведь многие события предсказать невозможно. Следовательно, оставляйте какое-то время свободным. Можете в промежутках времени сделать небольшой запас.

Составьте план следующего дня сегодня вечером

• Планировать свой день на завтра похвально. Но, если вы боитесь что-то забыть, все собственные дела старайтесь записывать.
• Разграничьте работу по уровню сложности, разделите ежедневник на пару столбцов. В одном записывайте те дела, которые необходимо выполнить срочно. В другом – работу не столь важную, которую в случае непредвиденных обстоятельств можно сделать завтра.
• Работу, которую вы успели сделать, вычеркивайте. Так у вас появится дополнительный стимул, прибавятся новые силы, чтобы решить дела, которые остались. Чем меньше работы останется, тем увереннее вы с ней справитесь.
• В конце дня добавьте какую-то надпись, например: «Ура! Я смог это выполнить» и так далее. Данная надпись на следующий день начнет вас стимулировать, позволит вам добиться новых задач, расслабиться по окончанию работы.

На следующий день
Выполняйте больше запланированной работы до обеда

• Когда вы в обед поймете, что уже успели выполнить важную работу, вам гораздо легче будет справиться с оставшимися делами.
• Воспользуйтесь обедом, дабы решить личные дела. Вечером оставьте минимальное количество работы.

В каждом рабочем часу делайте небольшой перерыв

• Это правило считается обязательным для каждого. Чаще будет у вас отдых, продуктивнее станет выполняться работа. Выберите для себя специальную схему. К примеру, работайте 50 мин, отдыхайте 10 мин или работайте 40 мин, отдыхайте 20 мин.
• Когда будете отдыхать, не лежите просто на диване. Можете провести свой отдых с пользой: поразомнитесь, поотжимайтесь, попрыгайте, прогуляйтесь по улице, позвоните родному человеку и так далее.

Создайте реалистичный план работы

• Не засыпайте себя работой, с которой не справитесь. Не создавайте план дел, который вам не под силу.
• Планируйте так свое время, чтобы на все хватало времени.

Крупную работу выполняйте частями

• Данную стратегию также принято называть «нарезание салями». Поделите собственные цели, задачи на маленькие порции.
• Справляйтесь с ними на протяжении длительного периода времени.
• Ежедневно отводите на данные дела приблизительно пару часов. Когда достигните промежуточной цели, вы добьетесь определенных результатов, которые начнут вас стимулировать выполнять оставшуюся работу.

Посидите немного в тишине

• Часто случается такое, что какие-то посторонние звуки начинают просто раздражать.
• Из-за этого нельзя нормально сконцентрироваться, выполнить важную работу.
• Чтобы справиться с такими делами, работайте спокойно, чтобы вам ничто не мешало. Так вы максимально настроитесь на дела, добьетесь высокой производительности и отличных результатов.

Останьтесь в тишине
Разложите предметы по местам, если вы ими не пользуетесь

• Так вы значительно сэкономите время, избежите беспорядка. Рекомендуем вам избавиться от старых, ненужных вещей, лишнего хлама, дабы на столе находились только нужные для работы элементы.
• Храните вещи в отведенных для них местах. К примеру, документы поместите в специальную папку, квитанции с чеками скрепите, ручки с карандашами поставьте в стаканчик. После проделанной работы вы ощутите незабываемый эффект.

Выкиньте ненужные вещи

• Все те запасы вещей, которые уже устарели, не могут принести ничего хорошего. От них появляется только пыль, беспорядок. Помимо этого, такие предметы обладают негативной энергетикой.
• Избавьтесь быстро от ненужных предметов. Если их вам жалко, отдайте их нуждающимся. Они им больше пригодятся. Обувь, вещи развезите по детским приютам. Там вас точно поблагодарят!

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Быть проактивным.
4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
5. Начинать, представляя конечную цель.
6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.