Когда мы перегружены и выбиты из колеи раздувающимся списком дел, на автомате начинаем трудиться ещё дольше и втискивать в уже существующие рабочие часы ещё больше дел. Мы практикуем мультизадачность, мчимся с одной встречи на другую, тайком проверяем электронную почту под столом в комнате для совещаний, начинаем трудиться рано утром, а заканчиваем только к ночи. Наша цель — уменьшить стресс и загруженность. Но действия при этом имеют прямо противоположный эффект: мы испытываем ещё больший стресс и загружены по уши.
Или мы говорим то, что, по нашему мнению, произведёт впечатление на других, но в действительности лишь вызывает отторжение. Стараемся приободрить друга, но почему-то ещё больше его расстраиваем. Произносим вдохновляющую речь перед своей командой, но каким-то образом лишь гасим энтузиазм. Всякий раз при этом мы потрясены. «Что произошло?» — недоумеваем мы. В результате долгими днями пытаемся починить то, что сломали своей автоматической реакцией. Мы тратим бесчисленные часы и массу энергии, размышляя над словами, которые произнесли; обсуждая с другими своё поведение; составляя план дальнейших действий, — а иногда добираемся до туалета окольными путями, лишь бы не столкнуться с тем, кого нехотя обидели в приёмной.
Нажать на паузу
Живя и работая динамично, зациклившись на продуктивности, мы теряем свой сад — буквально и фигурально. И нам необходимо вернуть его себе. Недавно я обедал с Раджипом, техническим директором крупного инвестиционного банка. Когда после проведённого вместе часа мы вернулись в его офис, он получил 138 электронных писем. Мы разговаривали, а звук новых сообщений раздавался снова и снова. «Как я могу всё успевать?» — спросил он меня. Он не мог. В ведомстве Раджипа почти 10 тысяч сотрудников. «У меня нет времени, чтобы подумать», — пожаловался он.
У меня нет времени, чтобы подумать. Пожалуй, шесть самых страшных слов, произнесённых руководителем. Нас они больше не пугают, потому что знакомы многим. Нам не нужно 10 тысяч подчинённых, чтобы чувствовать недостаток времени для размышлений. Так чувствует себя практически каждый из нас. И дело не в том, что мы непродуктивны. Мы невероятно продуктивны. Мы осуществляем поставки. Принимаем решения. Формируем и распределяем бюджеты. Управляем своими командами. Составляем заявки. В некотором смысле именно в продуктивности и содержится проблема. В условиях маниакальной продуктивности мы упускаем самое важное: умение извлекать уроки. В заполненных делами буднях мы редко глубоко анализируем свой опыт, внимательно прислушиваемся к чужому мнению, оцениваем, как результаты наших решений повлияют на будущее. На всё это нужно время. Нам требуется замедлить бег. Но кто из нас может себе это позволить? Поэтому мы мало размышляем и ограничиваем свой личностный рост.
Моё решение проблемы Раджипа? Вспомнить, где ему лучше всего думается, и сделать привычкой бывать в этом месте каждый день. Сам я начал ежедневно практиковать разные вариации «прогулок по саду». Одна из них — физические упражнения на свежем воздухе. Если я уезжаю на велосипеде, отправляюсь на пробежку или выхожу на прогулку, то почти неизбежно что-то придумываю и по возвращении смотрю на вещи иначе. Это мой самый любимый и самый надёжный сад, в котором растут творческие идеи. Другой способ — писательство. Когда я пишу, идеи развиваются, и эти сеансы ненавязчиво расширяют моё мировоззрение. Нет никакой необходимости показывать кому-то, что вы пишете, — здесь прекрасно срабатывает принцип личного дневника. И вам не нужно посвящать этому занятию больше нескольких минут.
Составляем план работы
Это я выполнял всегда, но тем не менее, многие опускают такую вещь, как планирование своего рабочего дня и просто из-за неспособности удержать все свои дела в голове, многие не работают эффективно и мало успевают.
Из простейших способов составления своего рабочего плана, я могу посоветовать вам метод АБВГД, попробуйте его и вы сразу заметите улучшения.
Медитировать
Медитация даёт множество преимуществ: она обновляет, помогает осмыслить то, что с нами происходит, делает нас мудрее и спокойнее, помогает не сойти с ума в мире, который пичкает нас информацией и связями, и не только. Если вам недостаёт экономического обоснования, чтобы посвящать время медитации, как насчёт этого: медитация делает вас продуктивнее. Каким образом? Усиливая вашу способность противостоять отвлекающим импульсам. Исследования показывают, что умение противостоять импульсам улучшает отношения, укрепляет благонадёжность и повышает производительность.
Как нужно медитировать? Если вы только начинаете — чем проще, тем лучше. Сядьте — на стул или на пол на подушку — и выпрямите спину настолько, чтобы вам легко дышалось, поставьте таймер на то время, которое вы хотите посвятить медитации. Запустив таймер, закройте глаза, расслабьтесь и не двигайтесь — просто дышите — до тех пор, пока не прозвучит сигнал. Сосредоточьтесь на вдохе и выдохе. Каждый раз, когда появится мысль или какой-то импульс, уделите им немного внимания и снова сосредоточивайтесь на дыхании. Вот и всё. Просто, но трудновыполнимо. Попробуйте — уже сегодня — в течение пяти минут. И повторите завтра.
Держите рабочий стол в порядке
Вопреки популярной в интернете поговорке «гении властвуют над хаосом», беспорядок на рабочем столе вовсе не способствует продуктивной работе. Вы будете вечно искать нужный вам предмет или бумажку, терять важные вещи на столе, впустую тратить время на бесконечные поиски.
Поэтому держите на столе только самое нужное, и пусть все это лежит максимально аккуратно и на своих местах. Это поможет навести порядок и в ваших мыслях.
Делать, а не планировать
Несколько дней назад я получил электронное письмо от своего друга Байрона: «Питер, последние пять лет я не слишком-то прилежно занимался спортом, а теперь хочу снова ходить в тренажёрный зал. Я понял, что среди трёх составляющих — ум, тело и дух — тело остаётся моим слабым звеном. Нужно это исправить. Но мне ОЧЕНЬ трудно замотивировать себя. Есть идеи?» Нет, проблема Байрона не в мотивации. А в том, чтобы начать действовать. Любая попытка самомотивации только усилит стресс и чувство вины, увеличивая пропасть между мотивацией и действием — между сильным желанием заняться спортом и первым шагом к исполнению этого желания.
Пожалуй, каждому знакома ситуация, когда ум саботирует намерения. Мы решаем пойти в тренажёрный зал после работы, но, когда подходит время, думаем: «Уже поздно. Я устал. Пожалуй, пропущу сегодня». Мы решаем помедитировать, но смотрим на часы и приходим к выводу, что «на это нет времени». Секрет прост: если вы хотите что-то сделать, перестаньте думать. Прекратите внутренний диалог ещё до того, как он начнётся. Не дайте себе попасться на крючок. Перестаньте спорить с собой. Примите конкретное решение, касающееся важного дела, и не подвергайте его сомнениям.
Солнце – Ваш полезный помощник
Если Вы каждый день работаете за компьютером, то наверняка замечали, как влияет свет на Вашу продуктивность и рабочее состояние. Слишком темное освещение плохо влияет на эффективность вашей работы, а так же ухудшает Ваше зрение.
В дневное время лучшим решением будет расположить рабочее место возле окна, чтобы солнечный свет хорошо освещал Вас. Это поможет усилить продуктивность Вашей работы на 15%, а так же Вы не будете ощущать сонливости и усталости.
К тому же, солнечный цвет полезен для костей и общего самочувствия. Не забывайте так же, что компьютер нужно размещать так, чтобы на него не попадали солнечные блики, иначе Вам будет некомфортно работать, и Вы часто будете отвлекаться.
При невозможности расположить рабочий уголок в месте, которое хорошо освещается солнцем, или же если Вы привыкли работать в вечернее время, стоит воспользоваться лампой с имитацией дневного освещения.
Это так же повысит Вашу эффективность на 15%, а так же Вашим глазам будет намного легче воспринимать такое освещение, нежели от обычных лампочек.
Концентрироваться
Цель определяет отдачу, которую вы хотите получить. Зона концентрации определяет действия, которым стоит уделять время. Цель — это результат. Зона концентрации — это путь. Цель указывает в будущее, которого вы намерены достичь. Зона концентрации связывает вас с настоящим. В сфере продаж в качестве цели формулируется, например, желаемый доход или определённое число новых клиентов. В производстве — объём сокращения затрат. Тем временем зона концентрации в продажах может включать активное общение с потенциальными клиентами, а в производстве — области, которые стоит исследовать для сокращения затрат. Конечно, два этих подхода не исключают друг друга. Можно иметь и цель, и зону концентрации. Более того, кто-то возьмётся даже настаивать на том, что необходимо и то и другое, так как цель обозначает, куда идёшь, а зона концентрации — как планируешь туда добраться.
Как жвачка повышает продуктивность?
Как ни странно, но обычная жвачка тоже может помочь в борьбе за рост Вашей продуктивности. Исследования показали, что её жевание может повысить эффективность работы на 10%. Так что, если Вы любите жевать жвачку во время рабочего процесса – знайте, что это идёт только в плюс качеству Вашей работы.
Кроме этой удивительной особенности, жвачка поможет справиться с такими проблемами, как депрессия, стресс и беспокойство, что так часто сопровождают нас в век информационного перенасыщения. Это ещё один повод не отказывать себе в этой привычке.
Не сваливать вину на других
Мы начинаем винить других ещё в детстве, как правило, чтобы избежать родительского гнева и наказания, но также для того, чтобы сохранить чувство собственного достоинства и обезопасить своё «я». Позже такое поведение становится привычкой и переходит во взрослую жизнь. Я — и вы, уверен, тоже — постоянно встречаю людей, которые показывают пальцем на других. В компаниях это иногда происходит на уровне подразделений: если отдел продаж не справляется, он винит продукт, а создатели продукта винят неэффективную группу продаж или кивают на недостатки производства. Винить целое подразделение или продукт безопаснее, чем отдельного человека: не нужно переходить на личности, и такая позиция кажется менее оборонительной. Однако подобное поведение непродуктивно, так как причастность обвиняющего видна невооружённым глазом.
Если вы не виноваты в случившемся, значит, вам не нужно что-то менять. Однако если что-то происходит по вашей вине, а вы этого не признаёте, то в будущем наверняка допустите ту же ошибку, которая произведёт на свет новые обвинения. Это замкнутый круг, хождение по которому никогда никого не приводило ни к чему хорошему.
Пишите короче
Исследователи утверждают, если вы пишете длинные e-mail письма, более чем на 140 символов, то вы скорее всего просто не знаете, что хотите сказать. Конечно, барьер этот весьма условный, но зерно истины в этом утверждении имеется.
Старайтесь выражать мысли максимально кратко, четко и ясно. Так будет проще и для вас, и для адресата письма. Впрочем, о простейшем этикете деловой переписки тоже забывать не стоит – приветствие собеседника, подпись в конце письма, вежливый деловой тон и т.д.
Читать также: 7 советов, как подготовиться к собеседованию
Говорить спасибо
Джон, CEO небольшой торговой компании, отправил Тиму, сотруднику, занимавшему должность на несколько ступеней ниже, электронное письмо, чтобы похвалить за его выступление на прошедшей деловой встрече. Тим на письмо не ответил. Примерно через неделю он оказался в кабинете Джона в качестве кандидатуры на вакансию — это была возможность роста до уровня руководителя. Джон спросил, получил ли Тим его письмо, и тот сказал, что получил. Почему он не ответил? Тим сказал, что не посчитал это необходимым. Но он ошибался. Джон заслуживал получить в ответ по меньшей мере «спасибо». Тиму не дали повышения. Отклонили ли его кандидатуру исключительно потому, что он не поблагодарил Джона за положительную обратную связь? Нет. Стало ли его пренебрежение благодарностью одной из причин, по которой Джон решил поискать лучшего кандидата? Несомненно.
Вы можете возразить, что все мы слишком заняты на работе и в жизни, чтобы тратить время на обмен любезностями. Если Джон так сентиментален, он вообще не может быть CEO. Он отстал от электронной эпохи, в которой письмо без ответа — норма. Если Тим хорошо делает свою работу, этого вполне достаточно. Людям платят за то, что они справляются со своими функциями, — они не обязаны раздавать «спасибо». Благодарить своего CEO за приятное письмо — не иначе как подхалимство. Я готов поспорить со всеми этими утверждениями. Чтобы ответить «спасибо», не требуется много времени, зато это выражение неравнодушия. Джон — блестящий CEO, которого любят подчинённые, аппарат управления и акционеры компании. Он обеспечивает своим сотрудникам условия для быстрого карьерного роста и выдающихся результатов в работе. Оставлять без ответа чьё-то обращение — SMS, электронное письмо или телефонный звонок — не общепринятая норма, это брешь в диалоге, на которую многие часто жалуются. Тим, возможно, хорош в определённых сферах своей работы, но нельзя сказать, что он «хорошо делает свою работу», если не отдаёт должное окружающим его людям. И наконец, «спасибо» — не подхалимство, а проявление вежливости.
Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер»
