Правило 1. «Я не узнаю вас в гриме. Кто вы такой?»
Часто неопытные специалисты телефонный разговор начинают со слов: «Здравствуйте. , вы оставили у нас заявку. Скажите…» Как правило, пользователь оставляет заявку не в одну компанию и не только по одной какой-то тематике. Именно поэтому так важно правильно сказать кто вы, откуда и по какому конкретно поводу звоните, чтобы ваш потенциальный клиент понял это сразу. В противном случае вы начинаете терять время и лояльность клиента. Поэтому следите, чтобы менеджеры обращались по имени и представлялись максимально понятно: «Здравствуйте, Иван. Меня зовут Петр, . Мы занимаемся ремонтом мебели. Сегодня Вы оставили заявку на перетяжку дивана 1985 года на нашем сайте диван.рф». И продолжали уточнять до тех пор, пока клиент не скажет: «Да-да, помню».
Как избавиться от телефонофобии?
К большому огорчению телефонофобов, самый действенный способ справится со страхом телефонных разговоров — почаще практиковаться. Можно начать с не очень важных переговоров. Например, позвонить в справочную и узнать адрес какой-нибудь организации. Одна из обязанностей операторов справочных служб — разговаривать с клиентами по телефону вежливо и доброжелательно, так что можно не бояться нарваться на грубость. Далее оттачивайте навыки на заказах еды в офис, вызовах такси, бронировании мест в кафе и ресторанах. Несколько недель регулярных тренировок, и подобные телефонные звонки станут даваться вам с легкостью.
Помните, что вы не находитесь в положении просителя. Вы — потенциальный клиент, который может принести прибыль заведению. Так что, если с вами разговаривают невежливо, отказываются отвечать на ваши вопросы, дело не в вас, а в некомпетентности человека на другом конце провода. Никто вам не запрещает просто повесить трубку, если телефонный разговор принял неприятный оборот.
В ситуациях, когда вы устраиваетесь на работу или предлагаете услуги своей фирмы, вам может показаться, что вот теперь вы уж точно находитесь в зависимом положении. Но это не так. Напоминайте себе почаще, что вы не выпрашиваете деньги у потенциального работодателя или клиентов. Существуют люди, нуждающиеся именно в ваших талантах, профессиональных качествах или товарах, которые вы рекламируете. Если вы не заявите о себе, они не смогут ими воспользоваться.
Правило 5. «Превосходи ожидания»
Очень часто бывает, что звонишь в компанию, долго объясняешь свою ситуацию. Тебя внимательно выслушают, а потом скажут «сейчас я Вас переключу на отдел продаж/нужного специалиста/Вашего менеджера». И готовься объяснять все заново. Компетентный сотрудник никогда не заставит клиента повторять, сам передаст коллеге суть вашего вопроса. А если менеджер в силах оформить заявку, внести изменения в текущую или какую-либо другую работу за клиента – лучше ему это сделать самому. Такой подход позволит сэкономить время обеих сторон и повысить лояльность клиента.
Основы делового общенияАлла Сорокина
1. Основы этикета делового общения
Умение вести себя с людьми надлежащим образом является важнейшим фактором, определяющим шансы добиться успехов, облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие, устойчивые взаимоотношения и т. д.
Каждый культурный человек должен не только знать и соблюдать основные нормы этикета, но и понимать необходимость определенных правил и взаимоотношений. Овладение этикетом способно помочь преуспеть в деле и наоборот, пренебрежение им вполне может разрушить карьеру.
Этикет представляет собой «условный язык», имеющий характер неписаного соглашения о том, что в поведении людей является общепринятым, а что нет, с помощью которого можно оценивать человека, судить об уровне его внутренней культуры, его нравственных и интеллектуальных качествах уже по тому, как он входит, как здоровается, каким тоном говорит, какие первые слова произносит.
Этикет (от фр. — etiquette — ярлык, церемониал, норма обхождения) — это совокупность норм и обычаев, регулирующих внешние формы поведения человека в обществе. В понятие этикета входит совокупность правил, связанных с умением держать себя в обществе, внешней опрятностью, правильностью построения беседы и ведения переписки, грамотностью и ясностью изложения своих мыслей, культурой поведения за столом и в иных ситуациях делового и светского общения.
Основную функцию делового этикета можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.
Деловой этикет основывается на тех же нравственных нормах, что и светский:
1) обязательным условием делового общения является вежливость, которая является выражением уважительного отношения к человеку. Проявлять вежливость — означает проявлять доброжелательность. В деловом мире вежливость рассматривается как экономическая категория, содействующая достижению деловых успехов в партнерстве;
2) тактичность — это чувство меры, соблюдаемое в разговоре, в личных и служебных отношениях, умение чувствовать границу, за которой в результате наших слов и поступков у человека возникает обида, огорчение, а иногда и раздражение. Тактичный человек всегда учитывает конкретные обстоятельства: разницу возраста, пола, общественного положения, место разговора, наличие или отсутствие посторонних. Уважение к другим — обязательное условие тактичности даже между хорошими товарищами;
3) скромность — сдержанность в оценке своих достоинств, знаний и положения в обществе. Скромный человек никогда не стремится показать себя лучше, способнее, умнее других, не подчеркивает свое превосходство, свои качества, не требует для себя никаких привилегий, особых удобств, услуг. Вместе с тем скромность не должна ассоциироваться ни с робостью, ни с застенчивостью, т. к. это различные категории;
4) корректность — это нейтральная, официальная, сдержанная, сухая вежливость. Умение вести себя с ориентацией на общепринятые правила приличия в любых обстоятельствах, в т. ч. в конфликтных;
5) благородство — способность совершать бескорыстные поступки, не допускать унижения ради материальной или иной выгоды;
6) точность — соответствие слова делу, пунктуальность и ответственность при выполнении взятых обязательств в деловом и светском общении.
В современном обществе хорошими манерами считаются вежливость, скромность и сдержанность человека, умение контролировать свои поступки, внимательно и тактично общаться с другими людьми.
Манеры — это способ держать и преподносить себя, внешняя форма поведения, обращения с другими людьми, употребляемые в речи выражения, тон, интонация, характерные для человека походка, жестикуляция и даже мимика.
К плохим манерам можно отнести привычку громко говорить, не стесняясь в выражениях, развязность в жестикуляции и поведении, неряшливость в одежде, грубость, проявление недоброжелательности к окружающим, пренебрежение к чужим интересам и запросам, навязывание другим людям своей воли и желаний, бестактность, неумение сдерживать свое раздражение и т. д.
Этикет делового общения подразумевает уважительное и учтивое отношение к людям; определенные формы знакомства, обращения и приветствия; правила ведения разговора, беседы и переговоров и т. д.
Правило 6. «Клиент всегда прав»
Главное правило постановки вопроса: если клиент отвечает «не то и не так», то это менеджер неправильно задал вопрос. Компетентный сотрудник задает вопросы развернуто и максимально понятно, без использования непонятной клиенту терминологии. Не стоит спрашивать: «Какую форму захвата вам поставить на сайт?» Лучше спросить: «Александр, подскажите, как Вам удобнее: сразу принимать звонки от клиентов или сначала получать некоторую информацию о клиенте, а потом с ним созваниваться? Если будете сами обзванивать, то имеет смысл добавить на сайт форму с кнопкой «Отправить заявку».
Необычная проблема
Для некоторых звонки — это вполне обычная ситуация. Других мучает боязнь телефона, им трудно поднять трубку, они заранее репетируют, что скажут, набирают номер трясущимися руками и страдают от панического страха, слушая гудки. Это нормально! Психологи объясняют, что ненависть к звонкам еще не означает проблем с коммуникацией. Есть люди, у которых все в порядке с общением, они просто опасаются звонков. К тому же количество таких людей все увеличивается, а число звонков, которые нужно совершить за день, сокращается. Это значит, что положение дел не такое уж и критическое. Так или иначе, телефон по-прежнему нужен для самых разных повседневных дел. Стоит преодолеть свой страх, а для начала нужно понять, откуда он вообще возникает.
Ничем не получалось отмыть жирное пятно на ковре, папа посоветовал WD-40
«Решение мое»: Кристина Асмус назвала причину развода с Харламовым
Мама смогла полюбоваться букетом только полчаса: маленький сын над ним поработал
Правило 7. «Понимание — начало согласия»
Если есть хоть немного сомнения в том, правильно ли понимаешь клиента, лучше переспросить. Для этого хороший менеджер в начале или в конце фразы добавляет «правильно понимаю?». Например: Клиент:«Главное, я хочу, чтоб чисто было в квартире». Менеджер:«Иван, то есть Вам нужно установить окна с повышенной защитой от пыли, грязи, шума, которые легко моются, но необязательно белоснежные, правильно понимаю?»
Но не нужно злоупотреблять ей, иначе она перейдет в раздел паразитов.
Сложности восприятия
По телефону труднее не только понять, что говорит другой человек, но и ощутить уверенность, что вы знаете, что вас поняли. Когда мы разговариваем, мы используем различные выражения лица. К примеру, поднятые или нахмуренные брови могут показывать, что вы внимательно слушаете. По телефону этого не видно, и разговор приходится вести наугад, не зная, все ли в порядке. Это может приводить к неловкости.
Всемирная метеоорганизация обеспокоена температурой воздуха в российской Арктике
Бюджетное преображение старой тумбы: фото до и после обклеивания
Не оригинально, но романтично: самые популярные места предложения руки и сердца
Вы просто разговариваете по телефону редко
Это простейшая причина, но и она встречается чаще. Многие люди в наши дни разговаривают по телефону достаточно редко. Отсутствие опыта вызывает волнение. Люди понимают, что такое сообщения и какие использовать смайлики, а вот общение по телефону им незнакомо, и правил, связанных с ним, они просто не знают. Это как если бы пенсионер пытался начать пользоваться социальной сетью: ему было бы неловко, потому что он не знает, в чем суть происходящего. Когда вы разговариваете с человеком лицом к лицу, вы используете интуицию. Беседа по телефону требует знания определенного этикета. Вам нужно знать, как правильно переходить от представления себя к сути разговора, где делать паузы, как завершать беседу. Все это требует некоторой практики.
Основные правила делового этикета
Делайте все вовремя. Опоздания, срывы дедлайнов недопустимы. Они расцениваются как неуважение к партнерам и непрофессионализм. Умение управлять своим временем – базовый навык делового человека. Если вы постоянно задерживаетесь, в вас не будут видеть надежного подрядчика или партнера.
Говорите и пишите грамотно. Не допускайте использования грубых слов, будьте аккуратны с просторечиями. Избегайте речевых ошибок, особенно в ударениях. Неправильное ударение режет слух и портит впечатление, как клякса на красивой открытке. Найдите в интернете список самых распространенных ошибок в ударениях и проверьте, не допускаете ли вы их.
Формулируйте мысли ясно и кратко. При этом пусть ваша речь будет живой. Не нужно изъясняться исключительно сухими шаблонами. Иногда от них даже лучше отказаться. «Довожу до вашего сведения, что онлайн-конференция состоится сегодня в 14-30. Явка обязательна». Такая формулировка сразу навевает скуку. Вместо этого можно написать: «Коллеги, сегодня в 14-30 онлайн-конференция. Всем быть!»
Тон речи или письма не должен быть слишком эмоциональным. Придерживайтесь спокойного и уверенного тона – и не ошибетесь.
Умейте слушать. Не перебивайте, не подбирайте за собеседника слова, не выказывайте нетерпения, даже если собеседник говорит медленно и то и дело сбивается. Наоборот, покажите свою готовность и желание выслушать его.
Уважайте тех, с кем работаете. Ваши клиенты и подчиненные должны чувствовать заботу о себе, а руководители – ваш искренний интерес к делу. Не игнорируйте вопросы клиента, даже если они не касаются проекта. Если вопросов много и они сложные, лучше предложите платную консультацию, объяснив, почему не можете ответить сразу. Не допускайте подхода «я свою работу сделал, дальше – не моя забота». Такое поведение будет воспринято крайне негативно. И наоборот, ваше искреннее желание помочь располагает людей к вам.
Соблюдайте конфиденциальность. Не разглашайте сведения, которые вас просили не распространять. Даже если договоренность была устная и NDA вы не подписывали.
Это базовые правила делового этикета и нормы общения на работе. Ниже мы рассмотрим рекомендации, которые касаются конкретных ситуаций: разговора по телефону, переписки по электронной почте, встреч и переговоров.
Эти правила позволяют достичь преимущества над партнером, создать подходящую обстановку для общения и в целом проводить деловые обсуждения более продуктивно.
- Сформулируйте конкретные цели.
- Составьте план.
- Выберите время:
- удобное и вам, и вашему собеседнику;
- достаточное для разговора.
- Выберите подходящее место.
- Задачи первой части разговора: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия.
- Подчините свою тактику целям. Оперируйте «открытыми» и «закрытыми» вопросами.
- Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник.
- Будьте на высоте положения (если критикуете, то делайте это по правилам).
- Фиксируйте полученную информацию.
- Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Используйте 6 способов прекратить беседу не обидев собеседника.
Шесть способов прекратить разговор, не обидев собеседника:
- Поблагодарите (за содержательную беседу, за информацию, за откровенность, за то, что нашел время зайти и т. п.)
- Кратко объясните, как собираетесь поступить, и покажите, что приступаете к этому немедленно.
- Предложите собеседнику срочно сделать что-то, объяснив, почему это лучше сделать безотлагательна
- Встаньте, пожмите руку, попрощайтесь.
- Проводите посетителя до двери
- Приведите в действие «соглашение о спасении» (выручить по условному сигналу) с коллегой по работе.
Задействуйте психологические факторы. Есть общие закономерности нашего поведения, позволяющие создавать обстановку, отвечающую замыслам инициатора. Вот некоторые из них:
- Отказаться от действия, которое еще не начато, обычно легче чем от того, которое начата.
- Остановить уже совершающееся действие труднее, чем планируемое.
- Отказать тому, к кому испытываешь добрые чувства- труднее., чем согласиться. И наоборот, приятно сказать врагу «нет» когда он надеется на «да». (Последнее обстоятельство используют для провокаций: дают возможность ликующе крикнуть «Нет!!!» во вред себе.).
- Грубая угроза порождает отпор и провоцирует другую сторону на агрессивные действия.
Учитывайте психологический тип. Шансы решить вопрос повышаются, если инициатор учитывает тип, к которому относится лицо, принимающее решение, балагур-весельчак или малоразговорчивый человек. Балагур и весельчак — это экстраверт, то есть человек, любящий процесс общения. Он предпочитает получать информацию не из бумаг, а от людей. Поэтому ему лучше изложить свою просьбу устно. Малоразговорчивый человек — интроверт. Он предпочитает бумаги живому общению. Поэтому при визите к нему имеет смысл подать письменное изложение своей просьбы и молчать, не мешая тому вчитаться в записку.
Если вам неизвестно, к какому из вышеназванных типов принадлежит лицо, принимающее решение рекомендуются, имел письменное изложение своей просьбы, спросить у руководителя, как ему удобнее: выслушать или прочитать? Руководитель подсознательно выберет то, к чему он более расположен. Неукоснительно соблюдайте этику. Эти правила вобрали в себя многовековой опыт. Соблюдение их позволит достичь ваших целей.
Нет похожих материалов.
Вам кажется, что вас оценивают
В каком-то смысле вы правы. Если вы хоть раз делали звонок в компании других людей, вы знаете, как неловко может быть разговаривать, пока вас слушают. Когда вы разговариваете лицом к лицу, посторонние воспринимают одинаково вас обоих. Если же вы разговариваете по телефону, все внимание сконцентрировано только на вас. Вы единственный человек, который говорит, поэтому эта ситуация неизбежна. К тому же исследователи установили, что половина диалога, беседа, в которой вы слышите лишь одну сторону, кажется более отвлекающей, чем обычный разговор. Впрочем, иногда причина не в людях вокруг, а в человеке, с которым вы разговариваете по телефону. Никто не любит быть предметом оценки окружающих. Люди очень социальные, так как их выживание зависит от окружающих, так что оценивание естественным образом вызывает огромный стресс. Это тот же процесс, как и при выступлении перед публикой, прохождении собеседования на работу и других ситуациях такого рода. Люди боятся, что не смогут справиться с поставленной задачей.
Китаец Чэнь Хайган уже 30 лет ничем не болеет: он повторяет движения обезьяны
Такой удобный камень для пиццы, но если его мыть неправильно, он испортится
Коронавирус снова откладывает встречу со зрителями: “Довод” перенесен на август
Этикет телефонных переговоров с клиентами
Менеджеры по продажам, секретари и остальные сотрудники компании, которые взаимодействуют с клиентами в телефонном режиме, обязаны владеть основными правилами и навыками общения. Они включают общие положения этикета деловой коммуникации и правила успешного маркетинга, ведь главная цель подобных переговоров – побудить клиента воспользоваться услугами именно вашей компании. Ниже мы рассмотрим две схемы построения разговора: когда клиент совершает звонок в компанию и когда вы сами звоните ему.
Ситуация№1. Клиент сам звонит в компанию
Если клиент совершает звонок в компанию, значит он заинтересован в приобретении предлагаемых ею товаров или у него возникли проблемы с их использованием. Во втором случае будьте готовы к тому, что разговор может проходить на повышенных тонах — вы должны изначально изменить его ход, смягчив клиента и не поддавшись на провокации с его стороны.
Телефонные переговоры следует вести по такой схеме:
- Приветствие – обязательный пункт, с которого должен начинаться любой разговор;
- Представьтесь клиенту – человек, к которому можно обращаться по имени, вызывает больше доверия, чем безымянный сотрудник компании. Также вы должны узнать, как можете обращаться к звонящему;
- Выясните цель звонка – если клиент хочет купить что-то, приведите необходимую информацию о товаре или услуге, учитывая тот факт, что он, возможно, некомпетентен в вашей области;
- Если клиент обращается с определенной проблемой, которую вы не можете решить самостоятельно, скажите ему, что вы уточните информацию и перезвоните ему в ближайшее время, узнав, будет ли удобно ему разговаривать.
- Попрощайтесь – пожелайте хорошего дня или поблагодарите за звонок.
Если вы пообещали перезвонить, обязательно сделайте это в оговоренное время. Полезной будет запись разговоров – вы сможете прослушать перед повторным звонком ключевые моменты общения с клиентом и убедиться, что ничего не забыли.
Ситуация№2. Звонок совершает менеджер компании
Холодные звонки осуществлять сложнее, чем отвечать на входящие, ведь в первом случае клиент сам заинтересован в разговоре, а во втором вы отвлекаете его от дел. Алгоритм такого звонка следующий:
- Подтвердите личность клиента – возможно, он не заполнял никакой заявки и не является даже потенциальным клиентом, а его номер попал в вашу базу ошибочно;
- Узнайте, может ли абонент сейчас уделить вам несколько минут – если нет, уточните время, когда будет удобно вести разговор;
- Представьтесь и изложите суть вашего предложения – попытайтесь сделать это кратко, не затрачивая много времени собеседника;
- Договоритесь о встрече – если специфика работы предполагает личные встречи, лучше рассказать подробно о предлагаемой услуге с глазу на глаз. Если клиенту нужно подумать, пообещайте ему перезвонить в уговоренное время или спустя определенный временной промежуток, когда нет конкретной договоренности.
- Проститесь – скажите несколько приятных слов на прощание, чтобы оставить хорошее впечатление после звонка.
К сожалению, не все менеджеры придерживаются правил телефонного общения. Малейшее проявление неуважения с их стороны может навсегда оттолкнуть клиента и нанести вред репутации компании. Чтобы не допустить подобного, elgreloo.com рекомендует воспользоваться услугой запись разговоров. Она подключается к виртуальному номеру, который также можно заказать на сайте данного поставщика связи и позволяет записывать все исходящие и входящие разговоры компании. С ее помощью вы сможете контролировать профессионализм ваших сотрудников, а им представится возможность поработать над допущенными во время разговора ошибками.
